Dependendo da extensão e objetivo da comunicação, o evento é uma
ferramenta de divulgação muito importante e deve fazer parte do planejamento.
No mundo corporativo, realizar um evento para o lançamento de um produto,
anúncio da expansão de uma empresa, entre outros motivos de negócios pode ser
um passo fundamental, um "start up" único, que fará toda a diferença
para o fortalecimento da sua marca, seu novo produto ou seu novo serviço no
mercado. Confira essas dicas abaixo para realizar um evento marcante com seus cliente:
Fazendo um Check List Completo
Organizar um evento parece ser uma tarefa simples. Mas, seja
qual for o porte do evento (pequeno, médio ou grande) que você está
organizando, ele merece a mesma atenção aos detalhes. Para que nenhum deles
passe despercebido, recomendo que você elabore um "Check List" prévio
e completo de todas as tarefas. Lembre-se de organizar tudo isso muito bem e
com antecedência. Neste blog, posto um exemplo detalhado de um "Check
List" (clique nas imagens para ampliar), com ações que incluem desde a
escolha de um local apropriado até outras atividades de comunicação que
reforçam o evento como um todo.
Quantas Pessoas e Quem Devo Convidar?
Antes de mais nada, é preciso definir muito bem qual será o
perfil do público que você deseja reunir em seu evento e qual o número de
participantes que você quer receber. Para isso, trabalhar com uma lista de
convidados, com contatos atualizados e confiáveis, já representa um passo
essencial para o sucesso de qualquer evento. Pense ainda, o quanto você está
disposto e poderá pagar por isso.
Contratando Fornecedores
Reuna no mínimo três orçamentos para cada atividade e negocie
entre os fornecedores. Certificar que o fornecedor é comprometido com a entrega
do serviço contratado também deve ser considerado. Já pensou, pagar pelo
serviço e no dia do evento ele não for entregue? Seus convidados não podem
ficar em pé em um jantar, por exemplo, caso o fornecedor do Buffet não forneça
as mesas e cadeiras que você contratou. Firme um contrato individual com cada
fornecedor, para que ele se comprometa a entregar exatamente aquilo que você
contratou. Liste o nome de contato e o telefone de todos eles. Assim, no dia do
seu evento, você terá a quem recorrer se houver algum contratempo.
Pensando na Mensagem que Você Deseja Passar aos Convidados
Com toda a infraestrutura organizada é preciso definir muito bem
a mensagem que você deseja passar aos participantes do evento. Esteja atento em
inseri-la em todos os meios de divulgação, apresentações, materiais
promocionais que serão entregues antes, durante e após o evento. Além de oferecer
toda a infraestrutura, o sucesso no evento está em fixar a mensagem na mente
dos participantes. Porque é esta mensagem que cada um dos presentes irá lembrar
e divulgar após o evento, para todos os seus contatos.
E ai, essas dicas lhe foram úteis? Já realizou ou pensa em realizar um evento? deixe sua opinião com suas experiências ou dúvidas.
